Przetwarzanie danych w czasie rekrutacji pracowników

 rodo 2PRZETWARZANIE DANYCH W CZASIE REKRUTACJI PRACOWNIKÓW

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych podczas rekrutacji?


Ministerstwo Cyfryzacji wskazuje przepisy Kodeksu pracy (art. 221 § 1 K.p.) oraz RODO (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dają one możliwość przetwarzania danych na potrzeby rekrutacji - do momentu jej zakończenia.

Nie oznacza to, że dane trzeba wtedy zwrócić pracownikowi lub zniszczyć. Możliwe jest dalsze przechowywanie danych kandydatów - w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami niezatrudnionej osoby. Ministerstwo Cyfryzacji wyjaśniło, jak powinno się to odbywać oraz na jakie przepisy się powołać. Podstawą prawną jest wtedy 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jak długo przechowywać dane na wypadek roszczeń?
29.01.2019r Zalecenie Ministra Cyfryzacji (MC) - kilka miesięcy.
maj 2018r zalecenie Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) - niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji.
Powinien to ocenić pracodawca. W tym celu powinien przeprowadzić ocenę ryzyka pojawienia się takich roszczeń. Powinna ona uwzględniać rzeczywiste zagrożenia. Okres przechowywania dokumentów powinien być jednak jak najkrótszy. Należy go określić w wewnętrznych procedurach.

REKRUTACJA

Wielu kandydatów przesyła pracodawcom swoje dane (np. CV, list motywacyjny) w związku z konkretną rekrutacją. Nie wpisują oświadczenia, że dane można wykorzystać także w przyszłych rekrutacjach.
W takiej sytuacji:
-dane można wykorzystać tylko w tej jednej, konkretnej rekrutacji;
-nie ma potrzeby uzyskiwania zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby tej jednej rekrutacji.
Podstawą przetwarzania danych są przepisy Kodeksu pracy i RODO; nie można wykorzystać danych w przyszłych rekrutacjach, bo nie ma na to zgody kandydata;
po zakończeniu rekrutacji przechowywanie danych kandydatów jest możliwe w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami (np. gdyby kandydat twierdził, że niezatrudnienie go było przejawem dyskryminacji).

Obowiązek informacyjny pracodawcy - art. 13 RODO

Przedsiębiorca musi pamiętać o obowiązku informacyjnym, wynikającym z art. 13 RODO. Jeśli dostaje dokumenty rekrutacyjne i uzna, że w przyszłości być może skorzysta z danych kandydata na potrzeby rekrutacyjne, to tym samym ustala cel przetwarzania. To powoduje, że powinien wykonać obowiązek informacyjny z art. 13 RODO. Można tego uniknąć, zamieszczając wymagane przez art. 13 RODO informacje na stronie internetowej. Jeśli składający dokumenty mógł się z danymi uprzednio zapoznać, np. odwiedzając stronę internetową przedsiębiorcy, to nie trzeba mu tych informacji odrębnie przekazywać.

Przykład CV do konkretnej rekrutacji

Do firmy zostaje przesłane CV w związku z jedną konkretną rekrutacją, bez informacji, że dana osoba chce brać udział w przyszłych procesach rekrutacji w danej firmie. Oferta pracy dotyczy kierowniczego stanowiska z wysokim wynagrodzeniem i istnieje ryzyko, że osoby, które nie zostaną wybrane będą domagały się wyjaśnień.
Rekomendowane działanie:
Od takiej osoby nie ma potrzeby uzyskiwania zgody na przetwarzanie jej danych osobowych. Podstawą przetwarzania w tym przypadku jest art. 221. § 1 Kodeksu pracy, a w zakresie dodatkowych danych - przede wszystkim niezbędność podjęcia działań przed zawarciem umowy tj. art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeśli kandydat nie zostanie zatrudniony, potencjalny pracodawca nadal ma prawo do przechowywania danych w celu ochrony przed ewentualnymi
roszczeniami. Takie dalsze przechowywanie danych osobowych wynika z prawnie uzasadnionych interesów (tj. na podstawie i z uwzględnieniem treści art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wystarczy zatem dopełnienie wobec tej osoby obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO. Każdy ze wskazanych celów przetwarzania w tym przypadku wynika z innej podstawy prawnej, o czym należy poinformować kandydata.

Zobacz więcej: poradnikprzedsiebiorcy.pl

Kodeks Pracy
Art. 221. § 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
1) adres zamieszkania;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
§ 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
§ 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Przykład: [pobierz - pdf]

 

KLAUZULA INFORMACYJNA
ADMINISTRATOR

Administratorem Państwa danych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Stowarzyszenie Solidarne Kobiety Zawsze.
Inspektor ochrony danych
Mogą się Państwo kontaktować z Zarządem Stowarzyszenia pod adresem: 70-483 Szczecin, al. Wojska Polskiego 113, tel. 695 603 421, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Cel i podstawy przetwarzania
Państwa dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), natomiast inne dane, w tym dane do kontaktu, na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
Odbiorcy danych osobowych Odbiorcą Państwa danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do ich uzyskania na podstawie obowiązujących przepisów prawa,
Okres przechowywania danych Państwa dane zgromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przechowywane 3 miesiące od zakończenia procesu rekrutacji
Prawa osób, których dane dotyczą
Mają Państwo prawo do:
1) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii
2) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
3) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
4) prawo do usunięcia danych osobowych;
5) prawo do wniesienia skargi do Prezes UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa)
Informacja o wymogu podania danych
Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym Podanie przez Państwa innych danych jest dobrowolne.

 

 

 


Drukuj